Zakenreizen vinden – in een wereld die dankzij de digitalisering kleiner is dan ooit – toch nog steeds op grote schaal plaats. Bedrijven en organisaties sturen hun werknemers op pad om vergaderingen en congressen bij te wonen, om potentiële klanten definitief binnen te halen, om vestigingen of projecten in het buitenland te bezoeken en om (internationale) cursussen te volgen. Het organiseren van een zakenreis kost bedrijven veel tijd, energie en daarmee ook geld. Er moet bijvoorbeeld vervoer worden geregeld, in een accommodatie worden voorzien en natuurlijk moet er ook gegeten en gedronken worden met de nieuwe klant. Uniglobe Alliance Travel is dé partner voor al uw zakenreizen. Met ons wereldwijde netwerk van meer dan 1.000 kantoren in 80 landen hebben we de kennis en kunde in huis om als zakelijk reisbureau elk type zakenreis op en top voor u te verzorgen!

Wat is een zakenreis precies en hoe verzorgt Uniglobe Alliance Travel uw zakenreizen?

Een zakenreis kan om meerdere redenen plaatsvinden. Bedrijven en organisaties verzorgen zakenreizen voor hun werknemers onder meer om:

• Buitenlandse vestigingen te bezoeken;
• Projecten in het buitenland te bezoeken;
• Nieuwe contacten te leggen;
• Bestaande handelsrelaties te onderhouden;
• Zaken te doen;
• Congressen bij te wonen;
• Cursussen te volgen;
• En nog veel meer.

In praktisch alle gevallen wordt een zakenreis vergoed door de werkgever. Deze heeft er tenslotte baat bij dat de werknemer in kwestie (of meerdere werknemers als het om een groepszakenreis gaat) afreist naar de plaats van bestemming. Om nieuwe klanten te werven bijvoorbeeld of om meer inhoudelijke vakkennis op te doen, wat de werkzaamheden weer ten goede komt. Investeren in een goed georganiseerde zakenreis is soms dus niet alleen een absolute must, maar vaak ook gewoon een goed idee om als onderneming door te groeien naar een volgend niveau. In onderstaande video ziet u wat Uniglobe Alliance Travel voor u kunt betekenen.

Zaken reisbureau Alliancetravel

Het organiseren van een zakenreis verschilt in de basis niet heel veel met het organiseren van een ‘gewone’ (groeps)reis. Er moet nog steeds uitgezocht worden hoe men het snelst en voordeligst van A naar B kan afreizen, waar men een goede prijs-kwaliteitsverhouding vindt qua accommodatie en waar er in een fijne setting goede (zakelijke) gesprekken kunnen worden gevoerd onder het genot van een hapje en een drankje.

Al deze zaken uitvoerig uitpluizen en plannen kost echter veel tijd en energie, zeker als men niet over de connecties beschikt waar een zakelijk reisbureau als Alliance Travel wél over beschikt.

U wilt als bedrijf of organisatie vaak aan een bepaalde standaard vasthouden. Het moet uw werknemers aan niets tekort komen tijdens de zakenreis. Vervoer van het hotel naar het congrescentrum moet bijvoorbeeld op voorhand al geregeld zijn of de tafel in dat ene fijne restaurant, waar zakelijke deals haast vanzelf tot stand komen, dient bij voorbaat al gereserveerd te zijn voor uw medewerkers en uw prospects.

Bij Alliance Travel snappen we dit als geen ander en gaan samen met u op zoek naar dé ultieme zakenreis. We werken met korte lijnen en vaste contactpersonen zodat we op de hoogte zijn van al uw persoonlijke wensen en voorkeuren. Met ons wereldwijde netwerk van meer dan 1.000 kantoren in 80 landen weten we onze weg goed te vinden en zorgen we ervoor dat uw internationale zakenreizen tot in de puntjes verzorgd zijn. Bovendien helpen onze – door onszelf ontwikkelde – online boeking tools u veel tijd en kosten te besparen tijdens het boeken van uw zakenreis en houdt u dus tijd over om te doen waar u goed in bent: het runnen van uw bedrijf of organisatie.

Het voorbereiden van een zakenreis

Onder het mom van “een goed begin is het halve werk” is de eerste stap bij het organiseren en voorbereiden van een zakenreis altijd een inventarisatie. Wie bent u? Wat doet u? Wat is het doel van de zakenreis? Wie gaan er allemaal mee? Waar komen ze vandaan? Waar gaat men naartoe? Welke accommodaties zijn geschikt en welke vallen bij voorbaat af? Hoe zit het met vervoer ter plaatse? En wat zijn de afspraken rondom (zakelijke) diners en borrels? Dit kan in een Travel Policy al vastliggen, maar het kan ook zijn dat deze ‘regels’ nog niet zijn vastgelegd.

Samen met u brengen we elk detail in kaart zodat we een zakenreis voor u en/of uw medewerkers kunnen organiseren die klopt van begin tot eind.

Voor werknemers

De werknemer die de zakelijke reis onderneemt zal zelf ook de nodige voorbereidingen moeten treffen. Ook hier verschilt een zakenreis niet heel erg veel van een ‘gewone’ reis. Nog steeds zullen er zaken moeten worden ingepakt als kleding, medicijnen, opladers voor telefoons en laptops en de nodige toiletartikelen. We schreven er een interessante blogpost over.

Toch verschilt een zakelijke reis heel erg van een ‘gewone’ vakantie. Je zult als werknemer tenslotte ook gewoon werk moeten verzetten en daarbij komen automatisch vragen kijken als: “Wat is het doel van de zakenreis? Welke activiteiten staan er op het programma? Waar en wanneer word ik ergens verwacht en hoe kom ik op de plaats van bestemming?”.

Om zakenreizen makkelijk en overzichtelijk te houden voor werknemers en werkgevers ontwikkelden we bij Alliance travel een eigen app: de Uniglobe Travel app. Met deze handige applicatie voor Apple- en Android-apparaten staan alle belangrijke zaken rondom de zakenreis in één overzicht. Medewerkers hebben bijvoorbeeld direct inzicht in het reisschema (vlucht, hotel, huurauto, etc.), krijgen notificaties bij wijzigingen, kunnen online inchecken en meer te weten komen over de omgeving (de app toont bijvoorbeeld informatie over restaurants, musea e.d. in de directe nabijheid). De voorpret begint dus feitelijk al direct bij het downloaden van onze eigen app en dan moet de zakenreis zelf nog beginnen!

Zijn zakenreizen aftrekbaar?

Een veelgehoorde vraag bij het boeken van een zakenreis: “is een zakenreis aftrekbaar voor de belasting?”. Zonder al te diep in te gaan op de precieze materie is het antwoord op deze vraag ja, hetzij met wat kanttekeningen. Bepaalde zaken die essentieel zijn voor de zakenreis zoals bijvoorbeeld reis- en verblijfskosten zijn (grotendeels) aftrekbaar. Ditzelfde geldt voor kosten voor voedsel, drank, genotmiddelen (bijvoorbeeld sigaretten of sigaren), representatie, congressen, seminars en studiereizen. Belangrijk is dat aannemelijk kan worden gemaakt dat de kosten gemaakt zijn voor een zakelijk doeleinde. En overleg altijd eerst met uw financiële administratie en/of accountant voor de precieze verwerking van deze kosten in uw administratie. Wist u dat wij voor alle zakelijke reiskosten per maand één factuur sturen. Hierdoor kunt u eenvoudig alle BTW terugvorderen en scheelt dit enorm veel tijd in de administratie. Eindelijk inzicht in uw reisadministratie door onze slimme software en online tool.

Bij veel zakenreizen die niet door een zakenreisbureau worden georganiseerd, krijgt de administratieve afdeling van uw bedrijf of organisatie na de zakenreis een grote stapel met bonnetjes en facturen voor de kiezen. Bij Alliance Travel vinden we dat dit makkelijker en efficiënter kan en bieden u zodoende diverse online tools waarin alle gemaakte kosten overzichtelijk in één overzicht ondergebracht worden. We verzorgen de complete reisadministratie voor u middels 1 factuur. De operationele kostenbesparing met onze werkwijze bedraagt gemiddeld zo’n 40 euro per factuur, maar misschien nog wel veel belangrijker: dankzij Alliancetravel is het boeken van een zakelijke reis voor u en/of uw medewerkers sneller en eenvoudiger dan ooit en behoort urenlang uitzoekwerk voorgoed tot de verleden tijd!