UBI desk: een kijkje achter de schermen & FAQ!

Als Online UBI Consultant handel ik, Jeanine, samen met mijn UBI collega’s alle online boekingen af in onze online bookingtool UBI. In dit blog neem ik je mee in hoe een werkdag bij de UBI desk er uitziet en daarnaast bespreek ik een aantal frequently asked UBI questions!

Online bookingtool UBI in het kort

Krijgt je de opdracht om voor één van jouw collega’s een reis naar Madrid te boeken? Dan is UBI hier de perfecte bookingtool voor. Je voert eenvoudig de reisvoorkeuren, zoals vliegtijd, airline en luchthaven in en het systeem laat je binnen no-time de beste deals zien. Is er ook een hotelovernachting of huurauto gewenst? Dan is dit direct gemakkelijk bij te boeken. De reisproducten worden geboekt op voucher, waardoor de reiziger niet voor extra kosten komt te staan en de betaling volledig via Uniglobe Alliance Travel verloopt. Na het afronden van de boeking kun je de reisdocument downloaden in UBI. Maar wat gebeurt er eigenlijk achter de schermen?

Hoe ziet een werkdag bij de UBI desk eruit?

Als Online UBI Travel Consultant controleren mijn collega’s en ik alle online boekingen die in UBI worden gemaakt. Momenteel werken wij als één team, bestaande uit negen consultants en een manager. Alle UBI boekingen van onze kantoren in Alkmaar, Almere, Arnhem, Goes en Rotterdam worden door ons verwerkt. Per week worden de kantoren onderverdeeld onder de consultants, wat betekent dat je de gehele week contact hebt met dezelfde consultant.

Wanneer jouw gemaakte boeking is afgerond, komt deze bij ons binnen in het reserveringssysteem. Allereerst controleren we of alle gegevens kloppen. Is er een vlucht geboekt? Dan wordt er gecontroleerd of het tarief klopt, of er eventuele extra’s zijn geboekt en of het e-ticket is afgegeven. Bij een hotelreservering en/of autohuur wordt gecontroleerd of alles correct is bevestigd. Wanneer er is gekozen voor de betaalwijze ‘op voucher’ wordt het voucher aan de juiste boeking gekoppeld. Na reservering vind je de vouchers alsook de andere reisdocumenten via de button ‘’Share Itinerary’’ in UBI.

Hybride boeken

Regelmatig dienen onze klanten ‘simpele’ reisroutes in als een reisaanvraag via e-mail en/of telefoon. Hierbij ontvangen we veelal een reeds uitgezochte voorkeurroute inclusief gewenste vluchten. Een zoekwerkje waarmee in UBI dezelfde reis al direct geboekt had kunnen worden en jouw extra tijd bespaard had. Daarnaast wordt er voor het boeken in UBI een lagere fee berekend, dan wanneer onze Business Travel Consultants de aanvraag offline oppakken.

Veel van onze klanten ervaren de voordelen van het zelf kunnen boeken in UBI. Alle geboekte reizen kunnen gemakkelijk worden teruggevonden in de Trip Monitor, omdat je zelf de controle hebt over de reis. Als Online UBI Consultant ben ik getraind om hybride te kunnen werken. Dit houdt in dat we de boeking online afhandelen, maar daarnaast ook voor al jouw vragen klaarstaan nadat de boeking is afgerond.

Veel van onze klanten maken gebruik van ons Hybride Travel Concept dat je de mogelijkheid biedt om reizen zowel online als offline te boeken. Offline worden de reserveringen via een vast team van Business Travel Consultants per e-mail of telefoon opgepakt en aangevraagd. De online reizen kunnen via onze online bookingtool UBI worden geboekt. Lees hier meer over de voordelen van het hybride boeken van jouw zakenreis.

Frequently Asked UBI Questions

Na het afronden van een online UBI boeking, ontvangen we op de UBI desk regelmatig vragen. Hiervoor komt de chatfunctie in UBI goed van pas. Voor jou is dit een gemakkelijke en snelle manier om ons te bereiken en voor ons werkt het prettig omdat de conversatie op één domein opgeslagen wordt. Een aantal van de meest gestelde UBI vragen vind je hieronder, inclusief antwoorden en tips!

Is het mogelijk om het ticket te wijzigen en hoe veel gaat mij dit kosten?

Wanneer wij deze vraag ontvangen, zoeken wij via ons reserveringssysteem de voorwaarden van het geboekte ticket op. Middels de gestelde voorwaarden kunnen we inzien of het ticket nog te wijzigen is en welke kosten dit met zich meebrengt.

UBI tip for U
Het is ook mogelijk om zelf in UBI in te zien of jouw ticket nog te wijzigen is: wanneer je een boeking maakt, vind je een knop genaamd ‘fare rules’. Als je hierop klikt en doorgaat naar ‘penalties’, kun je hier de ticketvoorwaarden openen en inzien of deze nog te wijzigen is en tegen welk tarief. Het is raadzaam om de ticketvoorwaarden ergens te noteren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Het is niet mogelijk om zelf jouw reis te wijzigen in UBI.

Kan ik een stoel aan het gangpad reserveren?

In dit geval raadplegen wij het reserveringssysteem om te checken of een stoelreservering mogelijk is en welk tarief hiervoor geldt. Bij sommige airlines is het op voorhand niet mogelijk om vooraf een stoel te reserveren. Hierbij geldt dat de stoelkeuze enkel tijdens de online check-in of op de luchthaven geregeld kan worden.

UBI tip for U
Het reserveren van stoelen is ook eenvoudig door jou als boeker te regelen in UBI. Wanneer je een gewenste vlucht selecteert, kun je klikken op ‘ancillary options’. Via dit scherm is het mogelijk om een 2^e koffer of een gewenste stoel te selecteren. Hier zie je ook direct wat de bijkomende kosten zijn.

Kunnen jullie een naam op het e-ticket aanpassen?

Dit is helaas niet zo eenvoudig als je zou verwachten. Bij veel airlines is het namelijk niet toegestaan om een naamswijziging door te voeren. Een vliegticket wordt in de luchtvaart net als een paspoort behandeld en is niet overdraagbaar op andere personen. Het ticket dient in dit geval geannuleerd te worden, waarna er een nieuw ticket op de juiste naam geboekt moet worden. Daarentegen is enkel een correctie van een of meer letters vaak wel toegestaan. Let op! De voorwaarden voor het wijzigen en annuleren zijn per luchtvaartmaatschappij verschillend en controleren wij op het moment dat deze wijziging wordt aangevraagd.

UBI tip for U
Wij raden je aan om altijd goed de namen van de reizigers conform paspoort te checken voor de boeking gemaakt wordt om vervelende situaties en onnodige kosten te voorkomen. Daarnaast adviseren wij om gebruik te maken van Umbrella Faces voor het beheren van jouw reizigersprofiel. Eenmaal je profiel invullen en deze loopt automatisch door naar UBI. Voorkeuren voor stoelen, maaltijden en frequent flyer nummers worden ook in het profiel opgeslagen.

Leuk dat je een kijkje bij mij achter de schermen van de UBI desk hebt genomen! Mocht jouw organisatie nog geen gebruik maken van UBI voor het boeken van jullie zakenreizen en ben je na het lezen van dit blog benieuwd naar de voordelen voor jouw organisatie? Boek dan hier een gratis UBI demo in met het Salesteam!