Het belang van Duty of Care in Coronatijd

Regelmatig horen we de uitdrukking “we leven en werken in ongekende tijden”, maar wat betekent dat voor werkgevers en werknemers die zich moeten aanpassen aan nieuwe werkafspraken tijdens de pandemie (COVID-19)? Weet jij hoe de Duty of Care binnen jouw organisatie is ingericht?

Duty of care bij zakenreizen: wat is dat?

Duty of care is de zorgplicht van een werknemer voor alle werknemers die zakelijk reizen. Iedere werkgever, hoe groot of klein ook, heeft deze zorgplicht en is verantwoordelijk voor het welzijn van de medewerker tijdens een reis. Dit begint al wanneer de reiziger de deur uitstapt en begint aan de reis, tot aan het moment dat de reiziger thuis de sleutel weer in het slot steekt. Binnen dit tijdsbestek kunnen zich allerlei situaties voordoen: natuurrampen, politieke onrust op de plaats van bestemming of ziekte. Een werkgever die een werknemer uitzendt of laat reizen naar het buitenland, blijft gebonden aan de wettelijke zorgplicht voor de veiligheid en gezondheid van de werknemer.

Hoe is bij jouw bedrijf de zorgplicht geregeld?

Hoe handel je wanneer zich een situatie voordoet waarbij de veiligheid of gezondheid van je collega in gevaar komt? Ben je altijd op de hoogte van de locatie waar hij of zij zich bevindt? Weet je altijd hoe je hem het snelst kunt bereiken en kun je direct schakelen wanneer blijkt dat er sprake is van een calamiteit? Om snel en juist te kunnen handelen, is het belangrijk dat er een Duty of Care beleid bestaat binnen jouw organisatie. Daarmee voorkom je dat je pas over procedures nadenkt wanneer zich problemen voordoen. Kom niet voor verrassingen te staan en weet hoe je moet handelen wanneer het nodig is. Zorg voor de zorgplicht en je weet altijd waar je aan toe bent.

Zorg voor zorgplicht en nauwkeurigheid

Bij Uniglobe Alliance Travel nemen we de zorgplicht uiterst serieus. Het helpen van onze klanten bij het ondersteunen van reizigersveiligheid is onze topprioriteit. De ondersteuning voor de reis is gericht op de risico’s en de complexe en snel veranderende vereisten om een land binnen te komen. Ook moet er rekening worden gehouden met de medische infrastructuur, heeft het land de mogelijkheid om personeelsleden te behandelen volgens de internationale normen als ze ziek worden? Dit zal doorgaan zolang het coronavirus de wereld rond waart. Even belangrijk is dat bedrijven weten waar hun personeel in het verleden is geweest als ze een nieuw besmet land hebben bezocht en voorzorgsmaatregelen moeten nemen. Uniglobe Alliance Travel is een samenwerking aangegaan met CAP™ – B.V. Focuspoint International – de totaaloplossing voor de Duty of Care verplichting. In geval van onverwachte ziekenhuisopname, politieke dreiging of anderszins, bemiddelt en assisteert CAP™. Lees er meer over in de brochure van CAP. Zo ga je altijd goed voorbereid op reis.

Zorgvuldigheid is hierbij zeer belangrijk. Tijdens het reizen zijn wij in staat de reizigers te lokaliseren. Om deze reden is het ook handig als de reis van A tot Z bij ons wordt ondergebracht zodat wij alle benodigde en actuele informatie hebben. Zo kunnen we met één druk op de klop de reiziger traceren, contacten en eventueel terugbrengen naar Nederland of (soms) ook naar andere landen. Hierbij is het is van belang dat we voor aanvang van de reis de juiste gegevens aangeleverd krijgen. Van al onze frequente reizigers hebben we een reizigersprofiel met alle belangrijke gegevens.

Checklist

Veel bedrijven kijken er reikhalzend naar uit om weer te kunnen reizen en zo zakelijke contacten te hernieuwen of bestaande contacten te behouden. We verwachten dat op den duur de reisrestricties minder streng zullen worden. De mate waarin het coronavirus succesvol wordt bestreden, zal bepalend zijn voor hoe lang de beperkingen nog van kracht zullen zijn. Het is vanzelfsprekend dat alleen gezonde personen reizen. Om te voorkomen dat medewerkers op reis gaan die klachten hebben of extra risico lopen vanwege gezondheid, is het belangrijk om als bedrijf een checklist op te stellen waar personen die op reis gaan aan moeten voldoen voordat zij op reis kunnen.

Hierbij kort samengevat in een checklist wat je van te voren geregeld moet hebben, om verantwoord op reis te kunnen gaan.

De reisverzekering controleren, wat is er wel en niet gedekt tijdens de COVID-19 pandemie.
Stel een checklist op om te bepalen wie wel en wie niet zakelijk op reis kan.
Controleer hierhet actuele reisadvies en download de reisapp van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.
Procedure vastleggen waarin beschreven staat wat een reiziger moet doen als hij tijdens de reis vermoedt ziek te worden.
Veel luchtvaartmaatschappijen vragen voor vertrek vanuit Nederland om een gezondheidsverklaring in te vullen per reiziger. Op de website van het RIVM is deze gezondheidsverklaring te downloaden.
In veel landen is het verplicht een COVID PCR-test met een negatief resultaat bij binnenkomst te laten zien. KLM Health Services is een organisatie die o.a. deze tests afneemt, ongeacht met welke vliegtuigmaatschappij of vervoersmiddel er gereisd wordt. De testresultaten worden 24 tot 32 uur na de test gemaild in een Engelstalige verklaring. Kijk op de website van de KLM Health Services voor meer informatie. Bepaal vooraf of de kosten gedeclareerd kunnen worden.
Uit het oogpunt van de Duty of Care kun je overwegen de reizigers te voorzien van een basispakket persoonlijke beschermingsmiddelen, zoals mondkapje en een flesje anti bacteriële handgel (let op een kleine inhoud in verband met de toelaatbaarheid in het vliegtuig).

Naast bovengenoemde punten hebben wij drie handige checklists voor je ontwikkeld die ondersteuning bieden in de voorbereidingen van een (toekomstige) zakenreis. Deze zijn te vinden in ons blog ‘Onmisbare checklists voor zakenreizen‘.

Heb je vragen over een specifieke reis die noodzakelijk gemaakt moet worden of zijn je collega’s gestrand in het buitenland? Laat het ons weten, wij helpen graag!

Travel Well

Linda van Kleef – Versteeg
Business Travel Consultant