Waar moet ik op letten bij het boeken van een zakenreis?
Wanneer je regelmatig op zakenreis gaat, zul je er wellicht wel eens tegenaan lopen dat er meer bij het boekingsproces komt kijken dan je in eerste instantie had verwacht. Ik, Business Travel Consultant Jasper, zet graag 5 veelvoorkomende valkuilen bij het boeken van een zakenreis op een rij. Oh, en misschien nog wel belangrijker: tips om deze valkuilen te voorkomen!
1: Waar is de tijd gebleven?!
Veel zakenreizigers organiseren graag hun eigen reis, maar ga eens na: hoeveel tijd en energie ben je daadwerkelijk kwijt aan het volledige boekingsproces? Het zoeken en boeken van een vlucht of treinreis, accommodatie en transfer is geen 1, 2, 3tje en kost vaak meer tijd dan je vooraf had ingecalculeerd. Kostbare tijd die je waarschijnlijk beter aan andere zaken had kunnen besteden…
- Tip: Begin op tijd met het organiseren van je reis en neem hiervoor dan ook de tijd. Hoe eerder je begint met het onderzoeken van de mogelijkheden, hoe meer keuze en mogelijkheden er vaak nog zijn én hoe lager de prijzen. Ook is de kans groter dat je je eigen agenda nog kan aanpassen. Dit geldt tevens voor het vroegtijdig neerleggen van een aanvraag bij onze Business Travel Consultants.
2: Algemene (ticket)voorwaarden
Yes; de algemene (ticket)voorwaarden. Vrijwel niemand leest ze en toch gaat iedereen ermee akkoord. Wanneer je bijvoorbeeld zelf op vakantie gaat, staan de reisdagen meestal vast. Tickets zijn dan vaak ook niet wijzig- of annuleerbaar. Bij een zakelijke reis is de kans echter groot dat er toch op het laatste moment nog een wijziging plaatsvindt (bijvoorbeeld door een meeting die uitloopt of wordt geannuleerd). Het is daarom erg belangrijk om goed de voorwaarden van jouw geboekte reisproducten te checken.
- Tip: Vaak is het mogelijk om voor een kleine vergoeding de voorwaarden van het ticket een stuk gunstiger te maken. Zeker voor een zakelijke reis kan dit zeer aantrekkelijk zijn. Lees daarom goed wat de voorwaarden van de verschillende reismogelijkheden zijn.
3: Combineren = key
Na het los selecteren van een vlucht, hotel en huurauto ziet het ernaar uit dat je voor jezelf de beste deal hebt gemaakt. Maar wist je dat je veel geld kunt besparen wanneer reisproducten gecombineerd worden?
- Tip: Uniglobe Alliance Travel opereert binnen een groot internationaal netwerk van samenwerkende reisagenten met 700 Uniglobe kantoren in 60 landen. Op deze manier kunnen we gebruik maken van de tarieven van collega-kantoren in het buitenland, welke jou veel ged kunnen besparen. Daarnaast hebben we vaak speciale tarieven en contracten met aanbieders, die ook voordelig in jouw portemonnee kunnen uitpakken. Vraag ons vrijblijvend naar de mogelijkheden! (klik hier voor meer tips om kosten te besparen bij het boeken van zakenreizen)
4: Naamswijziging
Oei… je komt erachter dat de collega waar je al jaren mee samenwerkt, niet gewoon Frans heet, maar volgens zijn paspoort officieel Franciscus heet. En Ann heet volgens haar paspoort eigenlijk Annelies. Een simpele spelfout wijzigen op een ticket kan soms helaas oplopen tot tientallen euro’s.
- TIP: Vraag je collega altijd om alle gegevens goed te controleren voordat je een definitief akkoord geeft om het ticket te boeken.
5: Insure yourself (and your colleagues)
Boek geen reis zonder hier een goede verzekering bij te boeken! Check goed of je met jouw doorlopende reisverzekering voldoende bent verzekerd voor een zakelijke reis.
- TIP: Sommige reisverzekeraars hebben in hun voorwaarden opgenomen dat de dekking niet geldt wanneer je voor werk in het buitenland bent. Check daarnaast ook of er een maximale reisduur geldt voor het aantal aaneengesloten reisdagen. Bij de meeste verzekeraars is dit 60 dagen.
Dit zijn slechts een aantal voorbeelden van valkuilen die je kunt tegenkomen bij het organiseren van een zakenreis. Denk bijvoorbeeld ook aan een visum, inentingen, reisbeperkingen etc. Wil je er zeker van zijn dat je reis van A tot Z geregeld is? Twijfel dan niet om contact op te nemen met Uniglobe Alliance Travel voor professioneel reisadvies. Wij ontzorgen je graag bij het organiseren van jouw zakenreis, zodat jij alle tijd hebt voor andere zaken.
Travel Well!
Jasper,
Business Travel Consultant
