Het belang van een reisbeleid

Bij Uniglobe Alliance Travel ondersteunen we bedrijven in Nederland bij het plannen en beheren van zakelijke reizen. Van richtlijnen voor wie reizen mag boeken tot het vaststellen van wat er geboekt mag worden: een goed reisbeleid is daarbij onmisbaar. Het biedt structuur, duidelijkheid en concrete richtlijnen voor zakenreizen. Bovendien helpt een reisbeleid om kosten te beheersen, bewustwording te creëren en stappen te zetten richting duurzame keuzes.

In dit artikel lees je waarom een goed gestructureerd reisbeleid belangrijk is, hoe je dit kunt implementeren en hoe het zelfs kostenbesparend kan werken.

Wat is een reisbeleid?

Een reisbeleid is een set richtlijnen die een bedrijf opstelt om zakelijke reizen efficiënt en veilig te organiseren. Denk hierbij aan regels over goedkeuringen, budgetten en vergoedingen, die eventueel per afdeling kunnen verschillen. Het doel? Zorgen dat zakelijke reizen kosteneffectief, veilig en helder geregeld zijn voor jouw werknemers.

Voordelen van een reisbeleid

1. Kostenbeheersing
   Een duidelijk reisbeleid geeft grip op reiskosten door budgetten te bepalen voor vluchten, hotels, autohuur, transfers en treinen. Ook kun je voorkeursleveranciers vastleggen, zoals luchtvaartmaatschappijen of hotels waarmee je kortingen hebt afgesproken.
2. Consistentie
   Met een uniform beleid weten alle medewerkers precies wat de regels zijn. Dit voorkomt onduidelijkheid en zorgt voor eerlijke en consistente behandeling. Tip! Neem het reisbeleid op in de arbeidsovereenkomst van nieuwe medewerkers met een reizende functie en laat deze indien wenselijk ondertekenen.
3. Veiligheid van werknemers
   Als werkgever wil je zeker weten dat je medewerkers tijdens zakelijke reizen goed beschermd zijn en dat er snel gehandeld kan worden bij noodsituaties. Een reisbeleid biedt richtlijnen voor veilige reiskeuzes en protocollen bij onvoorziene omstandigheden. Met onze 24/7 bereikbaarheidsservice ben je altijd verzekerd van directe ondersteuning, waar je medewerkers zich ook bevinden. Zo creëer je vertrouwen en draag je bij aan een zorgeloze reiservaring.
4. Tijdsbesparing
   Een reisbeleid bespaart tijd door goedgekeurde reisopties en een gestroomlijnd proces voor aanvragen en rapportages. Ook afspraken over tijdig boeken dragen bij aan directe kostenbesparingen.
5. Naleving van wet- en regelgeving
   Een reisbeleid helpt je te voldoen aan belasting- en arbeidswetgeving, zoals het correct verwerken van reiskostenvergoedingen.

Belangrijke onderdelen van een reisbeleid

1. Goedkeuringsproces
   Een duidelijk goedkeuringsproces voorkomt vertragingen en zorgt ervoor dat reizen voldoen aan het beleid van jouw organisatie. Leg vast wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren van reizen, welke stappen daarvoor nodig zijn en hoe dit wordt geregistreerd. Door gebruik te maken van onze online tool UBI kun je dit proces eenvoudig stroomlijnen, zodat goedkeuringen snel en efficiënt verlopen en jouw medewerkers zich kunnen focussen op hun reisdoelen.
2. Budgetrichtlijnen
   Een helder reisbeleid helpt je om uitgaven inzichtelijk en beheersbaar te maken. Door duidelijke budgetten per categorie vast te stellen – zoals voor vluchten, hotels en autohuur – creëer je structuur en voorkom je onverwachte kosten. Je kunt bijvoorbeeld hotelbudgetten afstemmen op regio’s, gebaseerd op de tarievenlijst van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, of kiezen voor leveranciers met wie je kortingsafspraken hebt. Dit maakt reizen niet alleen efficiënter, maar ook kosteneffectief.
3. Duurzaamheid
   Met een toekomstgerichte aanpak kan je reisbeleid bijdragen aan een kleinere ecologische voetafdruk. Denk aan het stimuleren van treinreizen voor korte afstanden of het kiezen van hotels met erkende duurzaamheidskeurmerken zoals Green Key. Door duurzaamheid onderdeel te maken van je reisbeleid, laat je zien dat je niet alleen rekening houdt met kosten, maar ook met de impact van zakelijke reizen op het milieu.
4. Contracten en kortingen
   Met de juiste afspraken kun je flink besparen op zakelijke reizen. Door samen te werken met onze accountmanagers kun je profiteren van voordelige tarieven en gunstige contracten met luchtvaartmaatschappijen, hotels en andere leveranciers. Heb je specifieke reisbehoeften, zoals frequente reizen naar dezelfde bestemming? Wij denken graag met je mee om op maat gemaakte oplossingen te bieden die aansluiten bij jouw beleid en behoeften.

Succesvolle implementatie

1. Betrek de juiste mensen
   Werk samen met ons als jouw reispartner, je medewerkers, managers en de financiële afdeling.
2. Communiceer duidelijk
   Zorg dat het beleid makkelijk toegankelijk is via interne platforms en communiceer veranderingen tijdig.
3. Train medewerkers
   Wij verzorgen trainingen over onze bookingstool UBI, zodat iedereen efficiënt aan de slag kan.
4. Evalueer regelmatig
   Vraag feedback van je medewerkers en overleg met je accountmanager om het beleid up-to-date te houden.

Conclusie

Een goed reisbeleid biedt structuur, beheert kosten en verhoogt de veiligheid en tevredenheid van je medewerkers. Door aandacht te besteden aan implementatie en evaluatie werk je niet alleen efficiënter, maar kun je ook kosten besparen.

Heb je hulp nodig bij het opstellen of optimaliseren van jouw reisbeleid? Het salesteam van Uniglobe Alliance Travel helpt je graag verder! Neem gerust contact op met jouw Accountmanager.

E-mailadres:               sales@uniglobealliancetravel.nl  

 

Ilona Mertens

Manager Sales