Of er nu incidenteel of regelmatig medewerkers voor je op reis gaan: zakenreizen brengen verrassend Een goede reisadministratie is meer dan een verplicht nummer voor de Belastingdienst. Het is een onmisbaar instrument voor bedrijven die grip willen houden op hun reiskosten, fiscale verplichtingen en interne rapportages. Zeker in een tijd waarin zakelijke mobiliteit verandert, inclusief strengere belastingregels, stijgende brandstof- en ticketprijzen en meer aandacht voor duurzaam reizen, is een professionele aanpak essentieel.
Toch zien we in de praktijk dat reisadministratie vaak maar deels en/of handmatig wordt bijgehouden. Het gevolg? Onnodige fouten, gemiste btw-teruggaves, verkeerde kostenposten of rapportages die niet aansluiten bij de boekhouding. Het goede nieuws: met de juiste structuur, slimme tools en een koppeling met je travel management proces wordt je reisadministratie overzichtelijk, efficiënt en volledig belastingproof.
Waarom een sluitende reisadministratie cruciaal is
Een professionele reisadministratie zorgt voor:
- Compliance: je voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en voorkomt correcties of boetes.
- Kostenbeheersing: je ziet exact waar budgetten naartoe gaan en kunt tijdig bijsturen.
- Inzicht voor management: door heldere rapportages kun je strategische beslissingen nemen over reisbeleid en leverancierskeuze.
- Efficiëntere processen: minder handmatige handelingen, meer tijd voor je eigen werk.
Wat hoort er in een professionele reisadministratie?
Voor elke zakelijke reis leg je minimaal vast:
- Naam van de reiziger
- Datum van vertrek en terugkomst
- Vertrek- en aankomst adres (bestemming)
- Reden van de reis (klantbezoek, training, event, etc.)
- Eventueel een projectnummer of kostenplaats
- Eventueel een naam van een afdeling
- Afstand in KM’s
- Reiskosten gespecificeerd per product
- Factuurnummers
- Vervoersmiddel (auto, OV, huurauto, vliegtuig)
- Eventuele CO₂-uitstoot (voor duurzaamheidsrapportages)
- Bewijsstukken zoals tickets, bonnetjes, parkeer- en tolkosten
Vijf tips voor een efficiëntere reisadministratie
- Registreer direct
Voorkom vergeten ritten en incomplete data. Gebruik een app of spraakmemo zodra je arriveert. - Werk met sjablonen voor vaste routes
Veelgemaakte ritten leg je één keer vast en roep je met één klik op. - Scheid zakelijk en privé strikt
Onmisbaar bij gebruik van een privéauto of voor wie bijtelling wil vermijden. - Digitaliseer direct je bonnetjes
Maak foto’s en koppel ze aan de betreffende reis. Zo is alles centraal beschikbaar. - Koppel met je agenda en boekhouding
Plan ritten vooraf in en vul alvast basisgegevens in. Met een koppeling naar je boekhoudpakket bespaar je dubbel werk.
Digitale oplossingen en integraties
Wie nog met losse Excel-sheets werkt, mist echt kansen voor efficiëntie. Moderne boekhoud- en travel management systemen bieden automatische registratie, digitale bonverwerking en realtime rapportages. Bekende boekhoudoplossingen zoals Moneybird, Exact Online, e-Boekhouden.nl en SnelStart zijn eenvoudig te koppelen aan je reisregistratie voor zakelijke reizen.
Zakelijke reizen afrekenen met een centraal reisadministratie systeem
Als wereldwijde top 5 zakenreispartner werken wij met de beste reisadministratie-systemen die er op dit moment op de markt zijn: AirPlus Technology Industry Travel Payment Solutions en AMEX Business Travel Account. Dit betekent meer overzicht en gemak, zoals één verzamelfactuur voor alle reisonderdelen, overzichtelijke statements en reserveringen op voucher. Declaraties zijn verleden tijd.
Een ander groot voordeel van het reisadministratiesysteem is de mogelijkheid om alle
maand/ periodieke statements automatisch te uploaden in het backoffice van de eigen organisatie. Dit levert een enorme tijdsbesparing op in de verwerking van de referenties in de administratie.
Reisadministratie voor zakelijke reizen: alles-in-één met UBI
Met UBI, de zakelijke reisoplossing van Uniglobe, regel je vluchten, hotels en vervoer in één omgeving. Via onze management informatie systeem (MIS) / Rapportage tool genereer je uitgaven rapportages. Zo heb je altijd een compleet overzicht, voorkom je dubbele invoer en voldoe je aan interne en fiscale eisen. Bovendien heeft de MIS Toolextra functies voor duurzaamheidsrapportages.
Samengevat
Een sluitende reisadministratie voor zakelijke reizen is een ideaal hulpmiddel. Door te automatiseren, gegevens direct vast te leggen en je systemen slim te koppelen, bespaar je tijd, voorkom je fouten en creëer je waardevolle stuurinformatie voor je organisatie. Bedrijven die hun reisadministratie op orde hebben, ervaren minder administratieve druk en krijgen meer grip op kosten, compliance en duurzaamheid.
Ilona Mertens
Salesmanager