Hoe komt jouw zakenreisboeking tot stand?
Het boeken van een zakenreis heeft vaak iets meer voeten in de aarde dan alleen maar zoeken en boeken. Onze Business Travel Consultants zijn altijd op zoek naar de beste prijzen, meest gunstige reisschema’s en houden daarbij rekening met de eventuele policy vanuit jullie organisatie. Om wat meer inzicht te geven in hoe wij boeken, zoeken of ondersteunen wanneer jij zelf boekt, neem ik je graag mee in een blik achter de schermen bij Uniglobe Alliance Travel.
Van aanvraag tot boeking
Een verzoek voor een reis komt telefonisch of per mail bij ons binnen. Elke aanvraag wordt van het aannemen tot het daadwerkelijk boeken en administreren door dezelfde Travel Consultant afgehandeld. Dit is prettig voor de boeker die gelijk een vast contactpersoon heeft en tevens voor de Travel Consultant, die van alle wensen van de reiziger op de hoogte is.
Voor alle reisonderdelen geldt dat er altijd meerdere mogelijkheden worden aangeboden. De aanvraag wordt vervolgens verwerkt tot een overzichtelijke offerte die wordt verzonden per e-mail. De boeker kiest daarna uit de geboden mogelijkheden, waarna de reservering in een definitieve boeking wordt omgezet. De tickets en eventuele vouchers voor autohuur en/of hotel worden uitgegeven en per mail toegezonden, tezamen met de factuur.
Al uw voorkeuren nemen wij mee!
Om het voorstel op maat te kunnen aanbieden werken wij waar mogelijk met reizigersprofielen, die in ons boekingssysteem zijn geladen, en waarin veelal de wensen, voorkeuren en loyaliteitsprogramma’s van de reiziger zijn vermeld. Bij een vluchtaanvraag bieden we verschillende mogelijkheden aan, zowel rechtstreeks als met een overstap. Voor de ene reiziger kunnen vluchttijden immers belangrijker zijn dan het tarief van het ticket en omgekeerd. Het voordeel van Amadeus is dat alle lijndienstvluchten van gerenommeerde maatschappijen en daarnaast ook enkele lowcostmaatschappijen in het systeem geladen zijn. Hierdoor hebben we snel overzicht in alle vluchtmogelijkheden.
Daarnaast zijn zakelijke reizigers vaak “frequent flyer lid” van één of meerdere airlines. Hiermee kunnen punten worden gespaard en krijgt men bijvoorbeeld korting op stoelreserveringen. Amadeus herkent het “ledennummer” en de bijbehorende status van de reiziger en past de juiste korting voor extra services direct toe. Ook worden automatisch de bijbehorende punten toegekend.
Amadeus CRS
De reserveringen voor onze klanten worden gefaciliteerd door verschillende boekingssystemen. Het hoofdsysteem waar Uniglobe Alliance Travel gebruik van maakt voor het boeken van vluchten is Amadeus. Maar wat is Amadeus dan precies? Amadeus is een Europees real time-computerreserveringssysteem (afgekort CRS) dat ontworpen is voor luchtvaartreserveringen. Daarnaast kunnen in Amadeus ook andere soorten reserveringen zoals hotelboekingen, autohuur en chartervluchten gemaakt worden. Hierin kun je als reisagent actuele prijzen en beschikbaarheid van vluchten opvragen en direct reserveren.
Ook hotels en autohuur met voordeel en gemak
Naast Amadeus maken we ook gebruik van de booking tools van onze “preferred suppliers”.
- Voor autohuur heeft Uniglobe Alliance Travel onder andere een samenwerkingsverband met Sunny Cars, Hertz, Avis, Sixt en Europcar. Hierdoor kunnen we vaak voordeligere tarieven en gunstige voorwaarden bieden.
- Hotelreserveringen maken we middels een systeem waarin ook prijzen en beschikbaarheid van Booking.com, Expedia of Ratehawk in terugkomen. Het voordeel ten opzichte van deze losse websites is dat er op voucher geboekt kan worden en daarbij de betaling vooraf wordt voldaan. De reiziger hoeft dan ter plaatse niet meer te betalen voor het verblijf en dit scheelt weer veel extra werk met betrekking tot het indienen van declaraties.
- Voor treinreizen biedt het reserveringssysteem van de NS, genaamd Atlantis, uitkomst. Alle treinen binnen Nederland en de meeste treinverbindingen binnen Europa kunnen via dit systeem geboekt worden.
Nu nog meer gemak met UBI: boek en beheer zelf jouw zakenreis
In augustus 2020 hebben we vanuit Uniglobe Travel een nieuwe online booking tool gelanceerd, genaamd UBI. UBI staat voor Uniglobe Booking Intelligence en is de “one-stop-shop” voor alle reisproducten. Vluchten, hotels, trein, autoverhuur en andere producten kunnen in één systeem geboekt en beheerd worden. De perfecte oplossing voor de moderne zakenreiziger!
UBI heeft de mogelijkheid om verbinding te maken met zowel Amadeus als met de boekingssystemen van al onze preferred suppliers. Daarnaast voorziet UBI niet alleen in het boeken van reisproducten, maar biedt het systeem ook proactief suggesties aan (via self learning). Het systeem is in constante ontwikkeling om aan de wensen van de reiziger te kunnen blijven voldoen en mee te kunnen blijven groeien met de technologische vooruitgang. Alle Travel Consultants bij Uniglobe Alliance Travel zijn UBI-gecertificeerd en kunnen op basis van hun ervaring en professionele vaardigheden de reiziger bij vragen uitleg geven en helpen bij het boekingsproces.
UBI en jouw zakelijke account op maat
Zakenreizigers gaan niet altijd alleen op reis, soms maken collega’s gezamenlijk een trip naar het buitenland. Bij het maken van een boeking via UBI kun je voor maximaal vijf reizigers tegelijkertijd mogelijkheden bekijken en een reservering maken. Hierbij kun je dan direct alle soorten producten, bijvoorbeeld een vlucht en hotel, vergelijken en dit in separate offertes laten toesturen.
Verder maakt UBI het mogelijk om zakelijke accountinformatie op te slaan en weer te geven voor onze Travel Consultants en jouw als boeker en/of reiziger. Op deze manier is er te allen tijde toegang tot specifiek onderhandelde tarieven voor producten, leveranciers voorkeuren, informatie over het reisbeleid, referentievelden en andere items die gerelateerd zijn aan jullie organisatie. De informatie wordt tijdens het boekingsproces weergegeven en is binnen één klik toegankelijk voordat je aan de reis begint; alle informatie in één oogopslag.
Jouw Business Travel Consultant staat voor je klaar!
Zoals je kunt lezen zit er aan de “achterkant” flink wat werk om alles maatwerk in te richten te zoeken en te boeken. Wij als Business Travel Consultant staan elke dag met plezier klaar om aan de slag te gaan en te puzzelen met alle aanvragen voor het beste aanbod en het meeste reisgemak. Dankzij ons nieuwe systeem UBI kan dit nog makkelijker en sneller, zowel voor jou als voor ons!
Meer weten over de werking en voordelen van UBI? Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of boek direct een gratis online demo!
Update: Dit blog verscheen voor het eerst op 8 december 2020 en werd op 14 oktober 2021 geactualiseerd met nieuwe informatie.
