Dit zijn de 5 basisregels voor jouw travel policy

Het klinkt logisch, maar in de praktijk blijkt dat veel organisaties nog geen duidelijke travel policy hebben opgesteld. Zakenreizen worden op verschillende manieren geboekt, medewerkers kiezen soms hun eigen vluchten of accommodaties en er is vaak weinig zicht op de totale kosten. Sluit dat nog wel aan op het beleid? Een duidelijke travel policy geeft structuur, voorkomt ruis en biedt grip. Maar waar moet je op letten bij het opstellen of actualiseren ervan?

Bij Uniglobe Alliance Travel adviseren en begeleiden we dagelijks organisaties bij het optimaliseren van hun reisbeleid. Dit zijn de vijf belangrijkste aandachtspunten.

1. Budget en boekingsvoorwaarden: duidelijkheid boven alles

Iedereen binnen de organisatie moet weten wat er wel en niet mogelijk is bij het boeken van een reis. Bijvoorbeeld bij:

• Een klantbezoek binnen Europa;
• Een congres in de VS;
• Een interne training elders in Nederland.

Leg daarbij vast:

• hoe ver van tevoren een reis geboekt moet worden;
• wanneer businessclass of Premium Economy is toegestaan;
• wat de maximale kosten zijn voor een overnachting;
• of de boeking online of offline wordt gemaakt.

Heldere spelregels voorkomen verrassingen en discussies.

2. Preferred suppliers: grip op kosten en kwaliteit

Werk bij voorkeur met vaste leveranciers zoals luchtvaartmaatschappijen, hotelketens en autoverhuurders. Dat levert betere tarieven op en maakt het eenvoudiger om te controleren of boekingen binnen het reisbeleid vallen.

Uniglobe Alliance Travel onderhandelt met leveranciers om namens klanten gunstige voorwaarden vast te leggen. Daarnaast profiteer je bij ons standaard van scherpe tarieven, doordat wij wereldwijd op grote schaal inkopen. Zo krijg je het beste van twee werelden: aantrekkelijke prijzen en kwaliteit waarop je kunt vertrouwen.

3. Duurzaamheidsafspraken: maak ze meetbaar

Duurzaamheid is niet alleen een ambitie, steeds vaker ook een voorwaarde. Toch blijft dit thema in veel travel policy’s nog vaag. Zonde, want concrete keuzes maken het verschil. Denk aan:

• Wanneer reizen per trein de voorkeur heeft boven vliegen (bijvoorbeeld tot 700 km);
• Wanneer CO₂-compensatie wordt toegepast, met de mogelijkheid dit direct via ons compensatieprogramma te regelen: klik hier voor meer informatie;
  
• Richtlijnen voor het maximaal aantal reizen per medewerker per jaar;
• Keuze voor hotels met een Green Key-label of autohuur met elektrische voertuigen.

Duurzaam reizen hoeft niet ingewikkeld te zijn, wel goed geregeld.

4. Duty of care: veiligheid voorop

Wij begrijpen hoe belangrijk het is om 24/7 te weten waar jouw collega’s zich bevinden, vooral bij reizen naar risicogebieden. Een solide travel policy is daarbij onmisbaar en bevat onder andere:

• Richtlijnen voor risico’s en veilige bestemmingen;
• Procedures voor noodsituaties;
• Een aanspreekpunt (intern of extern) bij incidenten.

Werkgevers hebben een zorgplicht, ook als medewerkers onderweg zijn. Maar het op afstand managen van risico’s is complex. Daarom bieden wij, in samenwerking met CAP™, een complete Duty of Care-oplossing: 24/7 ondersteuning, proactieve risicopreventie en directe hulp bij calamiteiten. Daarnaast werken wij nauw samen met partijen als ISOS en RedAware voor extra ondersteuning bij reizigersveiligheid.

5. Flexibiliteit voor de reiziger: binnen duidelijke kaders

Een goed beleid beschermt, maar moet niet verstikken. Laat daarom ruimte voor maatwerk, zolang de grenzen helder zijn. Denk aan:

• Reizen buiten kantooruren;
• Verlenging met privéverblijf of meereizende partner;
• Extra overnachting na een lange vlucht.

Zorg ervoor dat medewerkers zich gehoord voelen, zonder in te leveren op duidelijkheid.

Voordelen van een goede travel policy

Een goed reisbeleid werkt niet alleen op papier, maar vooral in de praktijk. Wij helpen je om meer waarde uit iedere reis te halen, zonder extra belasting voor jouw team.

De voordelen:

• Grip op kosten: duidelijke afspraken voorkomen verrassingen;
• Hogere compliance: minder last-minute beslissingen en discussies;
• Efficiëntere processen: minder vragen, minder correcties, meer rust;
• Tevreden reizigers: ruimte voor maatwerk en vertrouwen;
• Duurzaamheidsinzicht: concrete richtlijnen maken verduurzaming haalbaar.
  
  

Laat je travel policy voor je werken

Wil je je huidige travel policy onder de loep nemen of een nieuw beleid ontwikkelen? Wij denken graag met je mee. Vanuit expertise, ervaring en in het belang van jouw reizigers. Neem gerust contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Want net als jij geloven wij: een duidelijke travel policy voorkomt ruis, geeft grip en zorgt voor tevreden reizigers. We denken graag met je mee.

 

Byron Bentley

Commercial Director